Edición de 1 de Septiembre de 2004
Un número más con todos ustedes, estimados suscriptores de nuestro boletín; En esta ocasión les ofrecemos, en primer lugar, un interesante artículo sobre las interminables pérdidas de tiempo en la oficina y, como evitarlas; a continuación empezamos una trilogía sobre la creación y mantenimiento de sitios web, enfocada a la comunicación empresarial. Lógicamente estamos trabajando con internet y, consideramos que es el medio de relación con los clientes de mayor efectividad e inmediatez; sacarle el mayor partido es nuestra obligación como empresarios. Un saludo....
Disminuir las pérdidas de tiempo en la oficina. Un día debería usted acudir al trabajo provisto de un buen cronómetro. Siéntese y dispóngase a enterarse del tiempo que se pierde diariamente en su oficina en todas y cada una de las acciones que se realizan. Luego sólo habrá de calcular el gasto por hora que le cuesta mantener abierto su negocio. La sorpresa está asegurada. Empecemos por el personal de la empresa. Usted le paga religiosamente todos los meses sus ocho horas diarias de trabajo, considerando que en realidad nadie trabaja ocho horas al día. Recientes estudios indican que entre distracciones, atenciones personales, descansos y demás los empleados más eficaces no llegan ni de lejos a las seis horas de trabajo. Ya tenemos dos horas perdidas. ¿Pero en qué? Analizaremos algunos casos, y lejos de nuestra intención está abogar por la esclavitud. Quizá sea muy recomendable mantener el descanso de media mañana, por cuestiones de productividad, pero es absurdo que los trabajadores se den paseos cada dos por tres para hablar con tal o cual persona de la oficina. Y no digamos nada si su negocio tiene varias plantas, sedes u oficinas repartidas por distintos lugares. Otro de los retrasos habituales en los quehaceres diarios de la empresa proviene de las revisiones de documentos, facturas o archivos. Y solo hablamos de revisiones, nada nuevo, sencillamente el ejercicio de repasar el estado de la oficina. ¿Se pueden evitar estas pérdidas de tiempo? Claro que sí. Piense en los traslados que usted o su personal realizan a diario. Visitas a clientes, idas y venidas al banco, desplazamientos a la gestoría, al notario, etcétera. ¿Sigue con su cronómetro en marcha? Deténgalo un momento y piense en soluciones para estas pérdidas de tiempo. Cada segundo ganado es a fin de mes un ingreso real en caja. He de ganar tiempo gestionando mi empresa. Comencemos por los empleados de su empresa. Decíamos arriba que ha de contar con que las horas productivas de los mismos no alcanzan nunca las horas que permanecen en su puesto de trabajo. No se trata de rozar la esclavitud, no. Se trata sencillamente de que el tiempo que emplean en desarrollar su actividad se optimice de forma constante y segura. Rutinas evitables. Un primer análisis debería hacerle reflexionar sobre esas acciones que sus empleados, cada uno en su puesto, o usted mismo, realiza todos los días. Son esas tareas inevitables que acaban no sólo convirtiéndose en tediosas sino, muchas veces, en claro destino de errores. Ya se sabe, uno comienza siempre haciendo las cosas con mucho cuidado, luego se va relajando, y al final termina por no prestar atención a las tareas rutinarias. Dicen que el exceso de confianza es uno de los motivos por los que cada año aumentan los accidentes de tráfico; aplíquelo a las rutinas de la empresa e intente evitar el desastre. Piense ahora cómo puede conseguir que esas rutinas se automaticen. Con ello logrará no solo el objetivo de ganar tiempo, sino también la seguridad de que el trabajo se llevará a buen término, sin depender de tal o cual empleado, y el descanso mental, no lo vamos a negar que supondrá no tener que realizarla nunca más. Pongamos un ejemplo sencillo. Una empresa realiza todos los días un análisis de su flujo de ventas, con ingresos y gastos. Todas las tardes un empleado tiene que detenerse a leer las facturas, apuntarlas, y realizar los cálculos. Con un sencillo programa de finanzas eso ya no lo hará nadie: sencillamente le daremos al botón de realizar informe y el programa lo emitirá solo, con la seguridad de que los números estarán bien tratados, con el formato que deseemos. A partir de ahí, deje que su imaginación haga el resto. Piense, por ejemplo, en cómo todas las mañanas el señor A ha de llamar a los señores B y C para exponerles los planes del día y las rutinas a seguir, y aportarles los documentos necesarios para realizar sus tareas. Primer inconveniente, no podemos empezar porque el señor C está en un atasco y no llega hasta media hora más tarde. Esa media hora no es en absoluto productiva. Ni A, ni B van a esperarle realizando alguna que otra tarea, pues para media hora, no merece la pena. Segundo inconveniente, se le han olvidado los materiales, ha de ir a buscarlos a la planta segunda. Y así sucesivamente. Piense ahora en que el señor A, convoca por correo electrónico a sus dos empleados, adjuntando los materiales necesarios para la reunión diaria. Es más el señor A ha programado el calendario de su Outlook para que todos los días laborables envíe a B y C el mensaje que desee, incluyendo cada día solo lo que realmente cambia. Puede que el señor A disponga de una Intranet donde dejar los documentos. De este modo, el día que el señor C no llegue, o tenga que quedarse en casa, con solo conectarse puede consultar el documento y añadir lo que desee: comentarios, cuestiones pendientes, etcétera. El hecho de que el documento esté compartido evita que se produzcan copias múltiples, con las que luego no sabemos a qué atenernos. Pero habíamos dejado al señor C en un atasco. No hay problema: ni siquiera ha de pasar por la oficina, ya que ha recibido en su móvil las instrucciones y los documentos necesarios para su labor de hoy. Son solo ejemplos, pero muy ilustrativos de cómo la automatización de procesos nos va a evitar muchas pérdidas de tiempo y posibles errores. La tecnología actual ofrece en el mercado centenares de programas personificados y sectorizados de tal modo que pocas son las rutinas que las empresas no pueden dejar en manos del ordenador. Desplazamientos innecesarios. No hace falta salir de la oficina para detectar pérdidas de tiempo. Sus empleados se levantan, caminan de un lado a otro ¿adónde van? Si algunos de esos desplazamientos son inevitables, muchos otros no tienen sentido. Además de cansar reducen el tiempo de trabajo, eliminan la concentración, y provocan algún que otro despiste. Volvamos a nuestra oficina de ejemplo. Ahora el señor B ha de comunicar a la Señora D las modificaciones en el documento que consta en la carpeta de los albaranes del mes. Se levanta y acude al puesto de D a explicarle los cambios introducidos. Pero se le olvida que D no puede acceder a la carpeta de los albaranes, por lo que ahora son los dos los que se desplazan al puesto de B para entrar en la carpeta mencionada y buscar el documento. Hay que imprimirlo porque como D no tiene acceso ha de tener las modificaciones claras. Además, ha de hacerse una copia del archivo. No menos de 15 a 20 minutos perdidos para la simple comunicación de una modificación en el documento. Pero puede ser aún peor. Piensen ahora en que durante esa ausencia alguien a acudido a ver a la señora D para solicitarle algo importante. No está. Si la espera tenemos otro empleado sin hacer nada durante un cuarto de hora. Parece exagerado, pero le aseguramos que pérdidas de tiempo como ésta son diarias y constantes en cualquiera de los negocios en los que piense. ¿Que se trata de una tienda? ¿Cuántas veces se desplaza para consultar si tiene o no tal producto, si hay que reponerlo, cuánto cuesta, porque se lo acaban de preguntar?... Más de lo mismo. Comparta los documentos. Colóquelos en un lugar común desde el que los empleados puedan consultar los documentos, los mismos para todos, desde cualquier punto de la oficina. Para ello no hay como Microsoft Windows® SharePoint Services, que proporciona un punto central único en el que los equipos virtuales pueden trabajar conjuntamente en tiempo real compartiendo, modificando y revisando archivos. No limite la comunicación al desplazamiento por la oficina o al teléfono. Hoy día los programas de mensajería por Internet son muy completos y sus funcionalidades casi ilimitadas. Windows Messenger permite, por ejemplo que sus empleados se comuniquen, chateando para indicarse los lugares donde consultar el documento, abriéndolo a la vez, enviándoselo a otras personas conectadas, invitándoles incluso a compartir la conversación. Cada uno en su puesto. Hemos apuntado algunos elementos mejorables en las rutinas de sus empleados, pero piense además en cómo cada uno de ellos en su puesto puede aumentar su productividad con la tecnología existente. Hace no muchos años, una de sus secretarias tardaba horas en conseguir un viaje para su directivo, o en llamar a cada uno de los socios para convocarles a una reunión. Gracias a Internet o a la gestión de contactos que incluye Microsoft Office System, el Business Contact Manager, todo ello se realiza ahora en cuestión de minutos, y de una forma mucho más barata. Piense en los tediosos y costosos envíos de documentación por mensajero o fax, en las larguísimas horas que suponían los cálculos financieros o de almacenaje. Déle, no lo dude, a sus empleados la tecnología necesaria para desarrollar su actividad de forma mucho más rápida; no solo lo verá reflejado en su cuenta de resultados, sino que ellos se lo agradecerán sobremanera. Piense, además, que paquetes de programas como Microsoft Office System le van a permitir que cada uno de ellos aproveche la parte que mejor le ayuda a realizar sus trabajos. Desde las páginas de Microsoft se ofrecen además cursos, trucos y plantillas, descargables de forma totalmente gratuita que ahorraran tiempo a sus empleados. Por ejemplo, ya tiene los calendarios hechos para poder introducir sus datos; plantillas de cartas; documentos base de programaciones semanales, mensuales o anuales; plantillas para facturación… La lista no tiene fin y se actualiza constantemente para que no deje de visitarla y sacarle provecho. Consúltela ahora mismo. ¿Entonces debe perder tiempo en formación? Otro de los talones de Aquiles son las horas de formación en las que los empleados acudían a sus centros de aprendizaje: los horarios incompatibles, los módulos no excesivamente personalizados, los materiales insuficientes, la poca conexión con el profesorado, los elevadísimos costes... Hoy en día el e-learning está suponiendo un ahorro y avance en la formación de profesionales como pocas veces lo había hecho en la historia. Javier Lozano, director general de Nánfor Ibérica, ha escrito estupendos y completos artículos donde reflexiona sobre los beneficios del e-learning en las empresas. Le aconsejamos que lea: La optimización en la empresa del nuevo modelo para la formación continua y Acciones de formación de e-learning con mayor retorno de inversión Para los que están fuera. Los empleados móviles —como gestores o comerciales— saben mejor que nadie el tiempo que pierden cada día en ir a ver a sus clientes, volver a la oficina, acudir a por el material que aun no estaba preparado, pasar por tal o cual delegación... Sus desplazamientos, además, suelen repercutir considerablemente en la hoja de gastos de la empresa, pues suponen inversiones en renting de coche, en gasolina, aviones, etcétera. Desde Microsoft le damos una serie de consejos (algunos ya los hemos mencionado, por lo que no los repetiremos; léalos todos aquí) para evitar pérdidas de tiempo innecesarias: 1.Sistemas de calendarios compartidos. Al disponer de los programas de los compañeros online, el empleado puede configurar reuniones simplemente dirigiéndose a sus espacios de trabajo virtuales y comprobando la disponibilidad de los supuestos asistentes. 2.Bases de datos compartidas. Al mantener una lista común de direcciones, números de teléfono y demás datos de contacto en línea, se garantiza que los miembros de los equipos cuenten siempre con fácil acceso a la información de contacto más reciente. Una base de datos compartida ofrece también a la empresa un sistema de acceso garantizado a números de teléfono importantes cuando un empleado deja la empresa o se jubila. 3.Tablones de anuncios. Puede automatizar el procedimiento por el cual informa de las últimas novedades a los equipos remotos publicando anuncios directamente en los espacios de trabajo virtuales compartidos. 4.Conferencias virtuales. Sírvase de un software de conferencia para comunicarse con sus empleados en tiempo real. Este tipo de herramienta reduce costes y maximiza el tiempo de producción, pues evita tener que celebrar reuniones en persona o realizar costosas llamadas telefónicas. Otras gestiones. Hay muchas más gestiones que se pueden automatizar o al menos suavizar gracias a la tecnología; algunas de ellas afortunadamente están ya a la orden del día en la mayoría de las empresas, y quizá por ello no seamos conscientes de lo que hemos ganado. Por ejemplo, el tedioso momento de ir al banco, a esperar las colas, a ser atendido incorrectamente, a que se nos olvide algún papel, a rellenar largos formularios. La banca por Internet es un hecho, un beneficio real en las empresas y particulares de todo el mundo. Muchas de estas gestiones mejoran considerablemente si tenemos conectada nuestra oficina desde un servidor que centralice todos los elementos. Puede consultar aquí las diferencias significativas de disponer de uno o no. Le apuntamos algunas: •Las redes cliente servidor ahorran tiempo, al disponer de facilidad de recuperación, de elementos de copias de seguridad automáticas, y una fiabilidad del 99%. •Disponer de un servidor le aporta la seguridad del control de acceso, así como la correcta gestión de usuarios en su oficina. •Este tipo de redes le permite plantearse un futuro a largo plazo donde la expansión del negocio ya esté prevista en el aspecto tecnológico •No se engañe por el hecho de tener pocos PC, su empresa puede crecer, y aun ahora, la velocidad de gestión puede verse reducida considerablemente. Otro elemento tecnológico que le ahorrará tiempo desde el momento de la instalación es la Intranet. En un artículo publicado por el Centro para Empresa y Profesionales de Microsoft se exponen sus ventajas a la hora de ganar tiempo: “El uso de Intranets permite publicar información fundamental y ponerla al alcance de todos los empleados. Es útil hasta publicar información de recursos humanos. Uno de mis empleados asegura que los compañeros de su antigua oficina se pasaron una vez 45 minutos averiguando si el día después de Todos los Santos era día festivo remunerado o no. El gerente de personal no estaba y nadie conocía la respuesta. Publicar calendarios, políticas de empresa y beneficios sociales garantizados puede ser un fantástico comienzo. Se ganará en tiempo. Pero, aparte de para publicar información básica, la intranet se puede usar para mucho más. Lo bueno de la intranet es su interactividad. Los formularios interactivos ahorran tiempo (y salvan árboles). Solicitudes de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz”. Son solo algunos de los elementos donde puede comprobar el ahorro de tiempo considerable con respecto a las rutinas a las que está acostumbrado. Ahora se trata de que no pierda tiempo en introducirlas en su negocio. ¿A qué espera?.
Seis pasos para crear un sitio que atraiga clientes Contar con un sitio Web le permite estar presente en la Red, informar a los clientes acerca de su empresa y, a lo mejor, crear una nueva fuente de ingresos con una tienda en línea. Pero, ¿y la creación del sitio? ¿Qué se necesita para poner en marcha un sitio eficaz? Un sitio que haga que sus clientes se sientan cómodos al hacer negocios con su empresa. La creación de un sitio simple no entraña grandes dificultades: al océano de Internet se lanzan cada día miles de sitios nuevos. No todos tienen éxito, y es comprensible, si nos atenemos a la apariencia y funcionamiento de algunos. A continuación se describen seis pasos para crear un sitio capaz de dar una impresión positiva a sus posibles clientes y los que ya lo son. 1. Planee la finalidad y el aspecto del sitio Inicie el planeamiento del sitio con la evaluación de otros sitios de empresas que trabajen en la misma línea de negocio. Determine qué tienen de eficaz y de poco eficaz, según su criterio. Formúlese las siguientes preguntas: ¿Qué dicen de la empresa el diseño, el uso de los gráficos, el color y el tono de la redacción? ¿Ofrece el sitio un acceso fácil a la información que desean conocer de entrada los clientes? ¿Existe algún motivo para volver al sitio? ¿Hay algún indicio de que la información se actualice con regularidad? La observación de otros sitios puede ayudarle a concentrarse en lo que desea conseguir con el suyo. 2. Esboce su sitio Después de que se haya hecho una idea del aspecto y la finalidad de su sitio, tome lápiz y papel o use un programa de dibujo para hacer un esquema de su sitio y la distribución de las páginas. Diseño del sitio. El diseño del sitio sirve de resumen visual en el que se muestran todas las páginas que ha planeado crear, así como las vinculaciones entre éstas. Procure crear una estructura con un flujo lógico que puedan reconocer sus clientes y visitantes. Represente las páginas con recuadros y agregue líneas con flechas que ilustren los vínculos entre las páginas. Muchos diseñadores utilizan un plan jerárquico para definir la estructura del sitio, con la página principal arriba y bifurcaciones con páginas de segundo y tercer nivel. Diseño de las páginas. Cree una distribución en la que se muestre la estructura de una página en el sitio. Si bien el contenido será distinto para cada página, esta estructura básica servirá de modelo para todas las páginas del sitio. Un diseño estandarizado evita que los visitantes se desorienten. Algunos aspectos importantes que deben considerarse acerca del diseño de las páginas son: dónde colocar los vínculos a otras páginas y si seguir las combinaciones de colores, fuentes y gráficos utilizadas en otros materiales publicitarios. También en este caso conviene examinar los diseños de otras páginas Web para determinar qué resulta mejor. 3. Registre un nombre de dominio El nombre de dominio es la dirección de Internet que los usuarios escriben en el explorador para buscar sitios. Por ejemplo, www.suempresa.com. Debe registrar todos los nombres de dominio que seleccione para usarlos como propietario (y evitar que otras personas u organizaciones los utilicen). InterNIC proporciona una lista de registradores de nombres de dominio acreditados. La mayoría de esos servicios pueden ayudarle a determinar si el nombre que desea está disponible. Tenga preparada alguna variación del nombre de dominio por si el que ha elegido inicialmente ya estuviera registrado. Si planea crear un sitio Web pero no espera ponerlo en marcha de inmediato, quizá desee de todos modos registrar el nombre antes que otras personas lo hagan. 4. Busque alojamiento para su sitio Su sitio Web debe residir en un equipo denominado servidor Web. El servidor Web presenta las páginas Web a los usuarios que las solicitan desde su explorador. Para la mayoría de las pequeñas empresas resulta razonable el pago a una empresa especializada en servicios de alojamiento o a un proveedor de servicios Internet (ISP) para que mantengan su sitio en uno de sus servidores Web. Los proveedores de servicios profesionales saben cómo supervisar, realizar el mantenimiento y proteger los servidores para que el tiempo de disponibilidad de su sitio se acerque mucho al 100%. Preste especial atención a las declaraciones de confiabilidad de los acuerdos de nivel de servicio que firme con los servicios de alojamiento. No diría mucho a su favor que los clientes que intentan tener acceso a su sitio vean en lugar de la página principal un mensaje que indica que no se encuentra la página. Si sólo le interesa crear un sitio Web interno, de "intranet" para su empresa, quizá deba considerar la posibilidad de alojarlo en un equipo de la compañía. Windows Small Business Server 2003 incluye Windows SharePoint Services y está diseñado para ayudarle a hacer funcionar fácilmente una intranet en la red de su oficina. 5. Cree y compruebe su sitio Puede contratar a diseñadores de Web profesionales para que construyan el sitio; probablemente tendrá que hacerlo si desea crear un sitio de comercio electrónico que incluya el procesamiento de pedidos y pagos con tarjeta de crédito en línea. Consulte el servicio de listado global de Microsoft de Web Presence Developers si desea ponerse en contacto con desarrolladores de Web especializados en la creación de sitios con Microsoft Office FrontPage 2003, una avanzada herramienta de creación de sitios Web incluida en Windows Small Business Server 2003 Premium Edition. No obstante, si se considera una persona creativa y desea adquirir nuevos conocimientos prácticos, puede aprender a crear su propio sitio con FrontPage tras recibir la formación necesaria. Si aprende a crear un sitio, también le resultará más fácil actualizarlo. No olvide pedir opiniones sinceras cuando cree el sitio. También deberá probar de forma exhaustiva y reiterada el rendimiento del sitio con distintos navegadores o en una red privada antes de publicarlo en Web. 6. Publique el sitio y realice el mantenimiento necesario Después de probarlo, puede usted (o el diseñador Web) cargar los archivos del sitio Web en el servicio de alojamiento que contrató a tal efecto. Conéctese luego a Internet, escriba su nombre de dominio y espere a que su sitio aparezca en línea. Después de celebrar el lanzamiento del sitio, no hay que olvidar que el trabajo no ha terminado. Para que los clientes tengan la impresión de que su empresa es dinámica y funciona, es probable que deba agregar o cambiar el contenido del sitio con regularidad. Un sitio con referencias a fechas de eventos celebrados en años pasados puede hacer dudar a los visitantes de si su empresa sigue todavía en activo.
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